Delo.by,

    Комментарии 21 Авг 2014 9:15

    Выиграй время! 12 рекомендаций по тайм-менеджменту

    Многие из нас сильно устают от повседневного стресса и неудачных попыток совместить рабочие и личные дела. Delo.by публикует дюжину полезных советов, как этого избежать.

    Случалось ли вам с досадой спрашивать себя в конце дня: на что же ушло время? Или сетовать на то, что рабочий день «слишком короток», и вы опять не успели сделать то, что было запланировано? Если вы больше не хотите чувствовать себя «белкой в колесе», прислушайтесь к советам специалистов по тайм-менеджменту:

    Татьяна Пархоменко, delo.by

    Часто повседневный стресс возникает от неправильного распределения времени. Научившись разумно управлять этим важным ресурсом, вы будете испытывать удовлетворение от работы, а ваша нервная система и эмоции будут находиться в уравновешенном состоянии.

    Речь не о том, чтобы освободить еще больше времени для работы, которой вы и так посвящаете 12 часов в сутки. Эти рекомендации помогут не упустить такие важные стороны жизни, как семья, друзья, хобби - то есть всё, что доставляет вам радость. Что же нужно сделать, чтобы удержать время под контролем?

    1.      Ориентируйте ваши действия на выполнение цели

    Важно не то, сколько времени вы затратили на работу, а какого результата вы достигли. Употребляйте ваше время, как лучник стрелы: прицельтесь, прежде чем начать действовать.

    2.      Сосредоточьтесь на ключевых приоритетах

    Удалите второстепенные дела из своей повседневной жизни. Соответствующее ежедневное и еженедельное планирование поможет вам не только быстро принимать решения и действовать, но и повысит вашу продуктивность, а также улучшит баланс между работой и личной жизнью. Но при этом опасайтесь «тирании срочных дел» - они могут разрушить все ваши благие намерения. А ведь если подумать, далеко не все они такие уж неотложные.

    3.      Упрощайте формы и схемы

    Стремление к безупречности в любом деле ведет к потере времени. Во многих рабочих моментах важно их информационное содержание, а не доведение формы до совершенства. Сфокусируйтесь на существенном. Поделите сложные задачи на несколько промежуточных этапов.

    4.      Введите «заседания стоя»

    Для коротких переговоров в узком кругу можно практиковать «летучки» стоя. Нет смысла рассаживаться для решения повседневных вопросов. Вам будет достаточно двух высоких столов для документов. Дело в том, что тот, кто вынужден стоять, склонен быстрее переходить к сути дела (проблемы, вопроса).

    5.      Оградите себя

    Вы не обязаны в любой момент быть «досягаемым» для каждого. Телефонные звонки, электронная почта, сотрудники и коллеги, которые постоянно отрывают от работы, отрицательно сказываются на вашей способности концентрироваться и снижают эффективность работы. Вам приходится каждый раз заново вникать в суть дела, что крадет у вас время и энергию. Чтобы этого не случалось, внесите в ваш ежедневник все необходимые в течение дня встречи и постарайтесь придерживаться составленного плана.

    6.      Создавайте списки

    Именно для рутинных дел и делегирования задач лучше всего вести контрольные списки, благодаря которым вы будете знать, на ком лежит ответственность за то или иное задание. Кроме того,списки делпомогут вам лучше организовать собственнуюдеятельность.

    7.      Выполняйте мелочи немедленно

    Задания, на выполнение которых уйдетот 2-х  до 4-х минут, делайтесразувне зависимости от ихсрочности.Преимущество состоит в том, что они тут же снимаются с повестки дня, а не откладываются на потом. Таким образом,вы работаете более эффективно, поскольку вам не нужно держать в голове сотню мелочей. Мысли быстро освобождаютсядляболее важных дел.

    8.      Установите временные лимиты

    Заранее реалистично оцените – сколько времени вам нужно на каждое действие (в том числе на телефонные разговоры). Дисциплинированно следите за тем, чтобы укладываться в отведенные вами же сроки. Для этого выполняйте три «не» – не откладывать, не опаздывать, не превышать!

    9.      Работайте блоками

    Постарайтесь объединить схожие виды деятельности в так называемые рабочие блоки. Например, сначала распределяйте задачи между сотрудниками, затем делайте все телефонные звонки, после обеда проводите все переговоры или заседания, на конец дня оставьте постобработку и т.д. Такой способ работы эффективнее, поскольку не нужно многократно переключаться с одного вида деятельности на другой.

    10.  Общайтесь по существу вопроса

    Введите правило для всех членов коллектива – в рабочих беседах не отходить от темы. Это лучшая экономия времени.

    11.  Делегируйте часть работы

    Чтобы высвободить время, перекладывайте некоторые задания на своих сотрудников. Тем самым вы будете расширять их возможности и мотивировать. Зная свою команду, вы сможете решить, что и кому нужно делегировать, чтобы человек мог хорошо справиться со своей задачей. Не забудьте назначить сроки исполнения.

    12.  Снизьте скорость

    Переключитесь на «более низкую передачу» - каждые 90 минут делайте небольшой творческий перерыв. Не считайте это «пустой тратой времени», а воспринимайте как возможность восполнить силы и освежить способность концентрироваться.

    Если вам удастся следовать этим рекомендациям, вы сэкономите достаточно много времени, а ваша работа будет намного продуктивнее.

    На наш взгляд, основная польза подобных советов в том, что они заставляют нас задуматься и исследовать личные причины хронической нехватки времени. Ведь эти причины индивидуальны и зависят от многих факторов. Проведя такую работу, вы наверняка сможете самостоятельно составить гораздо более точные и действенные рекомендации для себя и своих сотрудников.

    Высказать своё мнение и задать вопросы можно удобным для вас способом – в комментариях к этому материалу,  по адресу  startup@delo.by  (с Вашего электронного почтового ящика) или на наших страницах в   Facebook  и  Twitter

    При подготовке статьи использовался материал сайта  BWR-media. Это консультативный портал для предпринимателей,  который входит в состав нашего партнера - ведущего немецкого экономического издательства VNR Verlag fuer die Deutsche Wirtschaft AG.

    Деловые и бизнес новости
      Добавить комментарий

      Календарь бизнес событий
      • выставки
      • презентации

      © Издательство «Дело (Восток+Запад)».

      Все права защищены.

      При использовании материалов активная индексируемая ссылка на www.delo.by обязательна.

      ISSN DELO (online) 1608-1404

      220004, Минск, пр. Победителей, 11

      email: delo@delo.by