DELO.BY, администратор журнала "Дело"

    Комментарии 1 Май 2013 0:00

    Бумага все стерпит. А современный бизнес – нет!

    Внедрение электронного документооборота позволяет обеспечить оперативность прохождения информации и исключает проволочки в решении вопросов отдельными сотрудниками компании

    Лана Лычковская, брэнд-менеджер ООО «Атлантконсалт», специально для «Дела»

    В современном бизнесе персонал – важнейший фактор успеха для любой компании. В условиях, когда количество сотрудников на рынке труда уменьшается, а требования к ним возрастают, все большую роль в компаниях начинают играть HR-службы.

    Чем больше компания, тем больше документов в ней создается и больше процессов регламентируется. В результате служебных бумаг становится все больше.

    Порой HR-службу называют забюрократизированной и неэффективной структурой. Но, если оставить за скобками профессионализм конкретных кадровиков, и посмотреть на ситуацию с другой стороны, то выяснится, что руководство компании далеко не всегда создает условия для эффективной работы этой службы. Между тем, уже есть технологии, которые способны взять на себя рутинные функции «эйчара» и развязать ему руки для решения стратегических задач.

    Сегодня оборот мирового рынка программного обеспечения только для HR-сферы оценивается в $130 млрд.! Это лучше всего характеризует серьезность отношения к HR в бизнесе и к автоматизации труда офисного персонала в целом.

     

    Преимущества автоматизации

    Менеджмент электронного документооборота (МЭД) в HR-сфере – это инструмент, воплощающий в жизнь решение основных задач, стоящих перед отделом по работе с персоналом. МЭД может быть реализован двумя способами: традиционным и альтернативным.

    Традиционный способ управления документооборотом – это когда приказы и другие документы создаются в электронном виде, рассылаются по почте, распечатываются и т.д. Специалисты называют это «ручным» менеджментом.

    При альтернативном способе бизнес-процесс описывается с помощью специальных программ. Это описание становится «сценарием», согласно которому система «передвигает» документы от одного рабочего места к другому, контролируя последовательность выполнения действий участниками процесса и определенные события, например истечение срока исполнения документа.

    Так, в процессе найма нового сотрудника может участвовать множество инстанций: инициатор найма – конкретный менеджер, юристы, бухгалтерия, отдел безопасности, директор и др. Сценарий МЭД в этом случае может быть составлен таким образом, что после согласования в одной службе документ будет автоматически пересылаться следующему участнику. Если кто-то из участников этой цепочки затягивает рассмотрение документа, система автоматически формирует уведомление инициатору, что согласование задерживается и необходимо принимать какие-то меры для активизации процесса.

    С точки зрения сотрудника это выглядит так: по электронной почте ему поступает сообщение о необходимости выполнить какие-то действия с прилагаемым документом. Например, согласовать – т.е., высказать свои замечания или отписаться, что замечаний нет. Сотрудник вносит замечания в специальное поле карточки процесса согласования, и после прохождения всех инстанций инициатор получает документ со списком замечаний всех заинтересованных лиц. Кстати, существует вариант, когда замечания вносятся непосредственно в текст документа. Это дает компании ряд важных преимуществ:

    сотрудники даже при желании не смогут выполнить процесс иначе, чем описано в его сценарии;

    появляется возможность измерить параметры всех процессов;

    экономится время и ускоряется реализация проектов.

     

    Хорошо там, где нас нет.

    На Западе МЭД уже давно вошел в практику бизнеса. Так, в 2012 году организации Human Capital Institute и Open Text Corporation провели исследование среди более чем 138 тыс. своих членов по всему миру.

    В результате выяснилось, что количество создаваемых HR-службами документов за последние годы выросло очень значительно. По данным исследования, в среднем на одного сотрудника компании каждый год приходится не менее 40 документов. Если в компании, скажем, 10 тыс. сотрудников – это почти полмиллиона документов, которые должны быть созданы и как-то храниться!

    Выгоды электронной системы МЭД очевидны, однако уровень ее проникновения в практику бизнеса все еще низок. Основными препятствиями на пути ее внедрения, чаще всего, являются нехватка финансирования и низкий приоритет автоматизации в глазах топ-менеджмента.

    По мнению экспертов в HR-сфере, если проанализировать причины, почему компании не считают нужным инвестировать в HR-службу, то вырисовывается следующая картина. Во-первых, редкий руководитель готов сломать привычный уклад бизнеса. Если существующая на предприятии система работает и хоть как-то справляется со своими задачами, то компания редко выделяет ресурсы на автоматизацию. Во-вторых, при внедрении МЭД руководители компании должны уделить этому процессу значительное время, что также не всех устраивает. В-третьих, есть менеджеры, которые просто не понимают, что такое автоматизированный МЭД, как он работает и что он может дать организации. Потребность рождается из понимания. Если его нет у руководства, то вряд ли оно будет выделять на автоматизацию время и деньги.

    Между тем, еще в 2007 году в Европе был опубликован отчет Practice Intelligence, который убедительно продемонстрировал, что, помимо прочих преимуществ, автоматизация МЭД положительно влияет на стоимость компании в целом.

     

    Кому это нужно?

    Есть мировая практика, которая говорит о том, что МЭД необходим компаниям, достигшим определенного уровня развития. Ключевыми критериями являются численность персонала (от 5 тыс. сотрудников) и оборот (от $50 млн. в год). Таких компаний у нас немного. По оценке Виктора Левшука, руководителя лаборатории HR компании «Атлантконсалт», предоставляющей услуги по внедрению HR-систем, сегодня не более 5% белорусских компаний используют возможности полноценного электронного документооборота. Тем не менее, спрос на эту услугу растет, и требования к решениям  становятся все более продвинутыми.

    В нашей стране уже есть примеры компаний, которые давно и успешно пользуются плодами современных технологий в сфере управления людскими ресурсами.

    «В  Холдинге Атлант-М все HR-задачи реализуются с помощью автоматизированного МЭД, – говорит директор по персоналу Ксения Кручинина.

    Какие выгоды это дало? Во-первых, структурирован документооборот. Появились понятная логика движения документов и зоны ответственности каждого сотрудника. Во-вторых, увеличилась скорость реализации задач, повысился контроль, появилась возможность оперативно понять, где находятся «узкие места» и как решить проблему. В-третьих, МЭД – это надежная и полная сохранность информации о сотрудниках и оперативный доступ к ней на различных должностных уровнях, снижение затрат на расходные материалы и др.

    Конечно, любой бизнесмен предпочитает инвестировать только в те мероприятия, выгоду от которых он может подсчитать. В нашей стране исследований на тему эффективности внедрения МЭД не проводилось. Однако кейсы зарубежных компаний вполне доступны. Так, анализ возврата инвестиций в МЭД пивной компании SAB Limited показал, что период окупаемости составил чуть более 6 лет, а экономия средств за 10 лет – €8,24 млн.

    Павел Янкелевич, менеджер по работе с партнерами SAP СНГ, на тему расчета эффективности говорит: «К сожалению, мне неизвестно о проведении подобных исследований в нашем регионе. Но с вопросом клиентов: «не зря ли я вкладываю в это деньги?» доводится сталкиваться регулярно. Мы решаем это следующим образом: есть методология, разработанная SAP Value Engineering. Ее основой является бенчмаркинг – сравнение вашей компании с аналогичными по заданным критериям. Это значит, что мы подбираем похожее предприятие, где была внедрена аналогичная система и предоставляем клиенту аналитическую информацию. Это – экономические показатели «до» и «после» внедрения системы. Таким образом, клиент может оценить эффективность планируемого проекта».

    Деловые и бизнес новости
      Добавить комментарий

      Календарь бизнес событий
      • выставки
      • презентации

      © Издательство «Дело (Восток+Запад)».

      Все права защищены.

      При использовании материалов активная индексируемая ссылка на www.delo.by обязательна.

      ISSN DELO (online) 1608-1404

      220004, Минск, пр. Победителей, 11

      email: delo@delo.by